Dopo l’emergenza, programmare il rientro in ufficio

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Tutt’altro che normale. Ecco come sarà la nuova normalità che ci aspetta nella tanto attesa “fase 2”. Ci stiamo preparando a un nuovo modo di vivere, più consapevole, fatto di distanziamento sociale e di maggiore attenzione a ogni gesto che compiamo, finalmente potremo uscire di casa, ma tra le tante domande che ci facciamo, una delle più insistenti è: in che modo rientreremo nei nostri uffici? Come lavoreremo?

Tornare in ufficio è nell’interesse di tutti: professionisti, collaboratori, manager. Abbiamo apprezzato i benefici dell’Home Working, ma ora sentiamo la necessità di tornare a incontrarci di persona, di cambiare il nostro luogo di lavoro (almeno qualche giorno alla settimana) sia per il benessere fisico e psicologico, sia per riattivare i nostri network e sfruttare tutti gli stimoli che nascono dai momenti di incontro e scambioogni giorno in ufficio e azienda. Insomma, la voglia di tornare alle nostre scrivanie c’è, però vogliamo essere protetti. Ma in questo momento storico, parlare di sicurezza non è sufficiente: mai come ora le persone richiederanno standard elevati di pulizia e controlli.

Da ambienti sicuri ad ambienti ergonomici

Vi sono misure che le aziende dovranno adottare come il riposizionamento delle postazioni per garantire la distanza e l’introduzione di barriere separatorie (pannelli in plexiglass, mobilio, ecc.…). Anche per gli spazi comuni deve essere ripensato il posizionamento dei mobili e il modo di fruirne oltre ad una ventilazione continua degli ambienti, una turnazione nella fruizione nonché attenzione al tempo di permanenza all’interno degli stessi.

È evidente allora come sia la persona al centro di tutto. Parlare di sicurezza non sarà quindi sufficiente, il nuovo ufficio dovrà essere ergonomico, dovrà cioè sommare, elaborare e integrare ricerche e soluzioni per trovare il migliore equilibrio tra il sistema uomo-macchina-ambiente di lavoro e le capacità e caratteristiche psico-fisiologiche dell’uomo.

Le aziende avranno la possibilità di ripensare ai propri spazi di lavoro e si affermerà l’ufficio intelligente.

Copernico, che da sempre offre all’interno dei centri che gestisce diverse tipologie di ambienti di lavoro come uffici privati, ha una marcia in più nell’affrontare la “fase 2” rispetto a spazi di lavoro più tradizionali. Copernico è infatti un laboratorio in cui vengono osservate le esigenze di una moltitudine di aziende, che vivono quotidianamente gli spazi di lavoro. Per queste aziende vengono studiate soluzioni volte a rendere l’ufficio intelligente e adatto ad affrontare la fase di rientro.

Abbiamo stilato una lista di suggerimenti e consigli per tornare nei propri uffici in sicurezza e vivere la scrivania e gli spazi di socialità.

Gli 8 punti chiave di Copernico per tornare al lavoro in sicurezza nella “fase 2”

–          Ergonomia

In generale la parola d’ordine sarà sicurezza, ma noi preferiamo parlare di ergonomia degli ambienti, un approccio olistico che osserva tutti gli elementi insieme, soprattutto la presenza dell’uomo, dal momento che l’ambiente è uno spazio vissuto. È fondamentale preparare gli uffici seguendo codici di comportamenti (protocolli) facili da capire e da applicare. Per questo sarà importante utilizzare anche la segnaletica per mantenere le distanze e apporre cartelli per aiutare a ricordare le norme di igiene e sicurezza.

–          Design

Le misure più evidenti nei luoghi di lavoro saranno in termini di design dello spazio. Se uno dei più importanti compiti del design è sempre stato quello di far vivere meglio le persone, in questa epoca storica esso diventerà anche il garante della nostra sicurezza. Gli ambienti dovranno essere trasformati e ripensati per mantenere le distanze tra le persone: si potranno perciò spostare le scrivanie o, in mancanza di spazio, utilizzare pannelli di plexiglass o mobili tra una postazione e l’altra.

–          Work Rotation

Per evitare affollamenti le aziende e gli uffici dovranno organizzare turni di lavoro e orari di ingresso e uscita differenti per i collaboratori. Questo vuol dire che se per esempio un’azienda ha 10 dipendenti può pensare di farne lavorare solo 5 dall’ufficio e 5 da casa, a settimane alterne. In ogni caso le riunioni dovranno preferibilmente essere fatte in modalità video per evitare la presenza di più persone nella stessa stanza.

–          Igiene

Oltre al distanziamento sociale, sappiamo che la prima regola per evitare il contagio è l’igiene: le aziende dovranno dotare i dipendenti di mascherine e mettere a disposizione gel disinfettante. Andrà garantita la pulizia giornaliera dei locali, degli ambienti, delle postazioni di lavoro e delle aree comuni nonché la sanificazione periodica. Un consiglio è anche l’utilizzo di tovagliette di carta usa e getta per scrivania da gettare a fine giornata.

–          Aria

Ormai sono tutti concordi nel dire che la cosa più importante da fare è tenere controllata la qualità dell’aria, grazie a sistemi di ventilazione e di ricircolo. È vero, i sistemi di filtraggio dell’aria sono costosi, ma sono un investimento per il futuro e sempre di più il design inserirà questi strumenti nei progetti dei nuovi ambienti di lavoro (e non solo).

–          Tecnologie

Quando si parla di tecnologia in questo periodo si pensa sempre agli strumenti che ci permettono di lavorare da remoto. Ma non si tratta solo di questo: le aziende o gli uffici potranno dotarsi di ulteriori tecnologie come quelle per il controllo della temperatura o il monitoraggio della distanza di sicurezza.

–          Community

Tornare in ufficio vorrà dire, pur mantenendo le distanze, tornare a incontrarsi, soprattutto negli ambienti comuni di aziende o spazi di coworking. Per gli spazi comuni, comprese le mense aziendali, i punti di ristoro e gli spogliatoi e i servizi igienici, deve essere prevista una ventilazione continua, una turnazione nella fruizione nonché un tempo ridotto di permanenza con adeguato distanziamento. Ritorneremo a stare insieme e a incontrarci, ma lo faremo in maniera differente.

–          Cibo

Al momento della riapertura degli uffici, Copernico sarà pronto con il suo “ristorante diffuso”, un servizio di delivery organizzato da me.nu, il brand di ristorazione nato in Copernico, che consentirà di ricevere nel proprio ufficio i pasti, anche presso le sedi dove non è presente un punto ristorazione. Questo servizio limiterà gli spostamenti delle persone e le aiuterà in un momento in cui bar e ristoranti saranno ancora chiusi. Non tutti gli uffici possono garantire un servizio di questo tipo, ma le iniziative locali sono molte: scegliere soluzioni come queste significa semplificare la vita ai propri collaboratori e sostenere l’economia.

In generale, sarà importante soprattutto garantire il benessere psicologico delle persone che con la “fase 2” potranno rientrare in ufficio. Abbiamo bisogno di tornare alla socialità, ma dobbiamo sentirci protetti e sicuri.

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